多くの企業様からご相談を受けていると、「経理業務が属人化している」「経理担当者の急な退職や病気で経理業務がストップしてしまった」「非効率な業務フローになっている」「経理業務過多で、試算表の作成が遅れている」「経理担当者の不正があったが、大事になるまで気が付かなかった…」というお話を伺うことがあります。これらを防ぐためには経理業務の標準化、効率化が必要です。
そこで今回は、それらの経理業務改善に成功した事例をご紹介します。
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経理業務の改善が重要な理由
会社経営において重要な「お金」を管理する経理業務。しかし、経理担当者に任せきりになっている企業が多いのではないでしょうか。経理担当者のみが知る管理体制になっていると、下記のような問題が起こる可能性があります。
・業務が属人化しており、ブラックボックス化している
→経理担当者の突然の退職や病気に対応できない
→経理担当者の不正があったが、大事になるまで気づかなかった
・非効率なやり方のままになっている
→業務過多で、試算表の作成が遅れる
→過去の数字の整理だけで、財務分析まで手が回らない
これらの問題は退職や不正に繋がると同時に、経営状況の把握・分析が遅れてしまうため、早期に改善する必要があります。
そのためには、現状の経理業務を紐解き、業務フローの再構築やシステム導入等を行って業務の標準化・効率化を進めることが必要です。しかし、この作業を社内のみで日次業務と並行しながら行うことは容易ではありません。
そこで良き支援者・パートナーとなってくれるのが会計事務所です。会計事務所・税理士との付き合い方を見直すことで、経理の改善をすることが可能です。会計事務所の選び方次第では、経理業務の合理化＆効率化、経理業務のアウトソーシングをサポートしてもらうことが可能なのです。
2.【事例】経理業務のアウトソーシングとクラウド化により業務効率化を実現した事例
2-1.経理担当者の退職で気づいた経理業務の大切さ
東京都Ｖ社の経理担当者が辞職願を出してきたのは、自社単独でマネーフォワードクラウド会計を導入して1年経たない頃でした。
「経理の効率化をしたい」「月次試算表をもっと早く出せるようにしたい」という思いからクラウド会計ソフトの導入を決断しましたが、クラウド会計の専門家が社内にいなかったため、初期設定が上手くいかず、結果、経理担当者の負担が増加してしまい退職に至りました。
早速採用を始めるも中々上手くいかず、支払い等の経理業務は経営幹部がなんとか対応せざるをえない状況になってしまいました。
2-2.経理改善やクラウド会計導入に明るい税理士法人との出会い
そこで、知人を通じて「成長企業のためのハイレベル会計事務所紹介」の担当者に会い、会計事務所によってはクラウド会計導入支援や、経理改善、経理アウトソーシング、月次試算表を分析した打合せをしてもらえることを初めて知りました。
早速、経理改善やクラウド会計導入に明るい税理士法人の代表と面談し、自社の状況を整理してもらいました。これまでの顧問税理士は、顧問料を払うだけで、経理改善まで提案してもらうことはありませんでした。そのため、クラウド会計ソフトの再設定と、経理が採用できるまでの経理アウトソーシング、併せて税務顧問を依頼することに決めました。
契約後すぐ、クラウド会計ソフトの再設定をしてもらい、各種自動連携機能を活用できるようになりました。その間に経理担当者を採用し、会計事務所から経理担当者への業務引継ぎもスムーズに進めることができました。
2-3.業務効率化により毎月試算表が出せるようになり、経営スピードがアップ！
税理士変更により、下記変化がありました。
・経理の業務フローを整理してもらい、効率化できた
・クラウド会計を上手く使いこなせるようになり、業務が自動化された
・毎月試算表を15日に出せるようになった
・税理士との毎月の面談で、何にどこまで投資できるのかわかるようになった
V社の経営幹部の方は「税理士変更の手続きは、僕らを介さずに税理士さん同士でデータ移管等を進めてくれたので、物理的な手間や心理的なストレスはなかったです。今の税理士さんに凄く満足しているなら別ですが、少しでも不満があるなら、税理士さんに申し訳ないと思わずに、一回比較検討してみるのもありではないかと思います。結果、僕らは変えてとても良くなったので。やってみれば作業効率が上がるし、人件費削減にも繋がるのではないかと思います。」と仰っています。
３．スピーディーに経理効率化を進める方法
経理効率化を行うと、経営数値の早期把握ができるようになり、自社の成長スピードを加速させることができたり、財務体質を改善できたりします。
しかし、経理効率化を自社だけでやろうとすると、日常業務＋αの作業が発生する、経理担当者は経理のプロでも改善コンサル・システムのプロではないため途中で躓いてしまうことが多いです。
そのため、経理効率化は「経理改善」を得意とする外部パートナーの力を借りて進めることをおすすめします。
船井総研では、経理改善を得意とする会計事務所や経理のアウトソーシング、クラウド会計導入支援のサポートまでできる日本トップクラスの会計事務所をご紹介できます。ぜひお気軽にご相談ください。
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